Eclient très nouveau qui décide de travailler avec moi, je dois toujours l’avertir de la quantité de documents d’introduction qu’il recevra.
Du prospectus aux déclarations, beaucoup sont initialement submergés par le montant qu’ils reçoivent.
En plus de cela, je voulais également partager combien de temps vous devriez conserver certains des autres documents importants que vous recevez tels que les déclarations de revenus, les relevés bancaires et les relevés 401k.
Je ne saurais trop répéter à quel point il est important d’être organisé.
Garder un bon système de classement de tous vos relevés vous aidera à faire un meilleur suivi des investissements.
Avant de lire le message, vous voudrez peut-être préparer votre déchiqueteuse. 🙂
Relevés de courtage
Je dis aux clients qu’une fois qu’ils reçoivent un nouveau relevé, ils peuvent jeter l’ancien. Vous, bien sûr, êtes plus que bienvenus pour les garder tous et j’ai beaucoup de clients qui le font. Mais de nos jours, nous avons tout en sauvegarde et pouvons produire un ancien relevé relativement facilement. Le seul relevé auquel vous voulez absolument vous accrocher est votre relevé de décembre ou annuel.
À des fins fiscales, en particulier dans les comptes imposables, vous voudrez peut-être conserver vos achats de placement. Mais encore une fois, la plupart des méthodes de reporting de mes entreprises garderont toutes ces informations à portée de main pour vous.
Gardez à l’esprit que si vous vous inscrivez pour un accès en ligne, vous aurez la possibilité de vous connecter et d’imprimer tous les formulaires dont vous aurez besoin.
Déclarations IRA et 401(k)
La même chose qui s’applique à vos relevés de courtage s’applique à vos relevés 401k et IRA – le relevé annuel est celui à conserver. De plus, vous souhaitez conserver votre formulaire 8606, votre formulaire 5498 et votre formulaire 1099-R.
- Formulaire 8606 est celui que vous utilisez pour déclarer les contributions non déductibles aux IRA traditionnels.
- Formulaire 5498 est celui que votre dépositaire de l’IRA vous envoie – il est parfois appelé le formulaire « Informations sur la contribution IRA » ou « Information sur la juste valeur marchande », et il arrive généralement en mai. Il détaille a) les contributions à votre IRA traditionnel ou Roth et b) la juste valeur marchande de cet IRA à la fin de l’année précédente.
- Formulaire 1099-Rbien sûr, est celui que vous obtenez de votre dépositaire IRA indiquant vos retraits (distributions de revenus).
Déclarations de revenus
En tant que propriétaire d’entreprise, je suis définitivement enclin à conserver mes déclarations de revenus et mes documents plus que les années précédentes. Juste pour que je désinforme, je me suis dirigé sur le site Web de l’IRS pour voir ce qu’ils avaient à dire à ce sujet. Voici ce qu’ils ont à dire :
La durée pendant laquelle vous devez conserver un document dépend de l’action, de la dépense ou de l’événement enregistré dans le document. En règle générale, vous devez conserver vos dossiers qui appuient un élément de revenu ou des déductions sur une déclaration de revenus jusqu’à l’expiration de la période de prescription de cette déclaration.
La période de prescription est la période pendant laquelle vous pouvez modifier votre déclaration de revenus pour demander un crédit ou un remboursement, ou pendant laquelle l’IRS peut évaluer un impôt supplémentaire. Les informations ci-dessous contiennent les délais de prescription qui s’appliquent aux déclarations de revenus. Sauf indication contraire, les années font référence à la période suivant la production de la déclaration. Les déclarations produites avant la date d’échéance sont traitées comme produites à la date d’échéance.
Noter: Conservez des copies de vos déclarations de revenus produites. Ils aident à préparer les déclarations de revenus futures et à faire des calculs si vous produisez une déclaration modifiée.
J’ai revérifié mon avec CPA et il a résonné ce que le site Web de l’IRS avait à dire. Il a ajouté que si 3 à 7 ans est la norme, il est conseillé de conserver vos déclarations de revenus « pour toujours ». Oui pour toujours. Bien qu’il n’ait fait passer que quelques clients par le processus d’audit, il a noté que l’audit standard de l’IRS remonte généralement à trois ans. Gardez à l’esprit que si vous êtes reconnu coupable d’un crime fiscal, l’IRS peut ouvrir les portes et revoir tous vos antécédents. Le moyen le plus simple d’éviter cela est de ne pas commettre de fraude fiscale.
Relevés bancaires
À la suite de la vérification rétrospective de l’IRS, il est généralement suggéré de conserver vos relevés bancaires pendant trois ans. Personnellement, nous effectuons toutes les opérations bancaires en ligne, alors nous décidons simplement d’avoir nos relevés accessibles de cette façon.
Assurance-vie
La police d’assurance-vie est un candidat de choix pour garder enfermé dans un coffre-fort à domicile ou un coffre-fort. Vous voudrez conserver la police pendant toute la durée du contrat plus trois ans.
Déchiquetez lorsque vous avez terminé
Le vol d’identité est la vraie affaire de nos jours. Ainsi, lorsque vous décidez de vous débarrasser de vos documents, faites-le très soigneusement. Un déchiquetage approprié est un moyen facile de se protéger contre le vol d’identité. Si vous êtes une petite entreprise, il existe des entreprises spécialisées dans la destruction de vos informations sensibles. Quoi qu’il en soit, ce sont deux façons d’aider à prévenir le vol d’identité.
Ce que vous pouvez jeter
Maintenant que vous savez ce que vous devez conserver, voici quelques éléments que vous pouvez proposer :
- Garanties obsolètes
- Manuels d’instruction obsolètes
- Testaments ou fiducies périmés (à condition que vous en ayez créé un nouveau)
- Polices d’assurance annulées
- Relevés de carte de crédit pour les années fiscales clôturées
- Chèques annulés pour les années d’imposition fermées
- Anciens rapports annuels d’actions et/ou de fonds communs de placement
- Anciennes newsletters d’investissement (certaines personnes gardent ces choses pendant des années parce qu’elles les ont payées – laissez-les partir !)
