Examen des dépenses | Suivi des dépenses simplifié

by mza9af54
Rate this post

Garder une trace des dépenses peut être difficile lorsque vous essayez de jongler entre la gestion d’une entreprise et toutes les tâches administratives qui l’accompagnent.

Les reçus peuvent être perdus, les réclamations oubliées et les montants mal mémorisés. Il est difficile de trouver le temps de se consacrer aux dépenses et il est facile de se laisser submerger par toute la paperasse.

Expensify est un moyen simple de vous aider à maîtriser vos dépenses avec des systèmes automatisés si nécessaire pour rendre l’ensemble du processus fluide et facile à utiliser.

Qu’est-ce qu’Expensify ?

Expensify est un progiciel révolutionnaire de suivi des dépenses conçu pour rationaliser la gestion de votre entreprise.

Il permet d’accélérer le processus, en automatisant toutes les étapes appropriées, et il peut s’intégrer de manière transparente dans le programme de travail de l’utilisateur, en utilisant une reconnaissance optique de caractères fiable et un système de flux de travail sans faille.

Comment ça marche?

Logo Expensify

Le principal avantage d’Expensify est sa capacité à automatiser les tâches fastidieuses, accélérant ainsi le processus.

L’ensemble du processus de gestion des reçus et des dépenses peut devenir automatique, laissant vos administrateurs libres d’effectuer des tâches plus urgentes.

Fonctionnalités automatisées

Numérisation des reçus en un clic

Les reçus peuvent facilement être perdus ou égarés, ou être endommagés et difficiles à lire.

Le système d’Expensify vous permet de prendre une photo du reçu, puis il soumettra automatiquement un rapport de dépenses sans que vous ayez à saisir d’informations ou d’efforts supplémentaires.

Les employés envoient directement leurs reçus via l’application mobile dans une boîte de réception, et une partie disposant de l’autorité appropriée peut rapidement accepter ou rejeter la dépense sans avoir à voir l’intégralité du rapport.

Rapprochement de la carte d’entreprise

Les cartes d’entreprise peuvent être facilement gérées à partir d’un emplacement central ; toutes les transactions par carte seront automatiquement remplies, chaque transaction étant rapprochée du reçu correspondant sans qu’il soit nécessaire de passer des heures à se pencher sur chaque feuille de papier.

Workflows d’approbation automatique

L’un des problèmes critiques avec les dépenses est d’obtenir l’autorisation des parties nécessaires pour procéder. Cependant, en général, ces personnes sont souvent celles qui sont les plus difficiles à joindre, ce qui rend l’ensemble du processus inutilement long et douloureux.

Expensify offre aux administrateurs la possibilité de personnaliser les règles de politique de dépenses pour leur entreprise particulière.

Expensify peut être configuré pour signaler automatiquement toutes les dépenses qui nécessitent un examen par les responsables. Par exemple, ceux au-dessus d’un certain prix ou d’une zone spécifique.

Tout le reste, comme un repas à 10 € ou un café à 3 €, peut être automatiquement approuvé, ce qui permet d’économiser un temps et des efforts précieux.

Les privilèges d’administrateur

En plus d’autoriser automatiquement les demandes, les administrateurs peuvent également configurer d’autres allocations et restrictions automatiques, telles que les taux de kilométrage standard, les frais journaliers, les taux horaires par défaut, la devise et les limitations de catégorie.

Par exemple, l’application peut définir des limites sur le montant pouvant être dépensé pour les hôtels ou les divertissements des clients.

Synchronisation automatique de la comptabilité

Si une modification est apportée à votre système comptable, il peut être difficile de s’assurer que la mise à jour est transférée et reconnue dans tous les systèmes.

Avec Expensify, vous pouvez synchroniser automatiquement toutes les modifications en temps réel.

Cela permet une visibilité claire et constante sur les finances de votre entreprise, ce qui pourrait être extrêmement précieux au moment des audits et des impôts.

Identifier les infractions

Étant donné que le système sait à quoi s’attendre et est entièrement informé des dépenses à accepter et à rejeter, toute violation de la politique sera immédiatement signalée et identifiée.

Cela indique aux parties concernées si une dépense a été soumise en retard, a enfreint une règle ou si un fait doit être vérifié.

L’intégration

Une caractéristique clé d’Expensify est sa capacité à s’intégrer facilement à une variété d’autres logiciels qui peuvent déjà être utilisés dans votre entreprise.

Les intégrations compatibles incluent :

  • Quickbooks
  • Sage
  • ForceFinancière
  • Oracle et NetSuite
  • Microsoft Dynamics
  • Zénéfits
  • Journée de travail
  • Enthousiasme
  • Serre
  • Fiches T

Le logiciel est également capable d’intégrer avec succès les reçus d’une gamme d’entreprises telles que :

  • Uber
  • Ligne ferroviare
  • La place de stationnement
  • Moteur d’hôtel
  • Hôtel ce soir
  • Lyft
  • Parkwhiz
  • Airplus
  • TravelPerk
  • TripCatcher
  • ScanSnap
  • Repérez le héros

Des plans

Expensify divise ses plans en deux catégories principales : individuel et collectif. Chacun des deux plans offre des caractéristiques et des avantages différents.

Individuel

  • Téléchargements illimités de reçus
  • Analyses intelligentes illimitées
  • Remboursement le lendemain
  • Importation de cartes bancaires et de crédit
  • Application mobile gratuite
  • Suivre et rechercher les dépenses
  • Partagez et soumettez vos dépenses
  • Suivi du kilométrage GPS
  • Détection des dépenses en double
  • Règles de dépenses
  • Par jour
  • Suivi fiscal
  • Copilote : accès délégué

Groupe

  • Suivi fiscal
  • Visibilité complète pour tous les administrateurs
  • Approbation des dépenses
  • Délégué vacances
  • Réconciliation carte entreprise
  • Approbation multicouche
  • Approbation personnalisée
  • Mettre en œuvre des règles et des restrictions de dépenses
  • Options d’exportation personnalisées
  • Les champs personnalisés
  • Codes comptables
  • Authentification unique

Période d’essai gratuite

En prime, Expensify vous permet d’essayer leurs services gratuitement pendant sept jours, et cette période d’essai peut être prolongée jusqu’à 28 jours si vous ajoutez des employés ou utilisez certaines des autres fonctionnalités disponibles.

Vous avez également droit à cinq SmartScans par mois sur le compte gratuit, avant de passer à la version supérieure pour en avoir plus.

Expensify offre même l’option d’un abonnement annuel ou d’une facturation flexible, vous permettant de mieux contrôler votre compte et les fonctionnalités utilisées. Cette période d’essai vous permet de choisir le meilleur forfait pour les besoins de votre entreprise.

Devriez-vous utiliser Expensify ?

Avantages

  • L’intégration: Permet l’intégration avec une variété d’applications, de systèmes et de services différents pour assurer une utilisation fluide et transparente
  • Données: Les dépenses peuvent être suivies en fonction des kilomètres parcourus ou des heures consacrées à un projet, ce qui permet d’obtenir des données plus précises et utiles
  • Essai gratuit: L’essai gratuit vous donne suffisamment de temps pour essayer le logiciel et décider s’il convient à votre entreprise.
  • Respectueux de l’environnement : Permet à votre entreprise d’aller sans papier, offrant une solution et un lieu de travail plus respectueux de l’environnement
  • Synchronisation: Permet la synchronisation avec les cartes, ce qui signifie que toutes les transactions peuvent être extraites facilement dans un rapport sans avoir besoin de saisir manuellement les données
  • Automatisation: L’automatisation de presque toutes les fonctionnalités vous permet d’accélérer le processus de suivi, d’enregistrement et d’approbation des dépenses

Les inconvénients

  • Fonctionnalité fiscale : N’a pas la capacité de prendre en charge les taxes en tant qu’élément de ligne distinct
  • Ajouts mobiles: Des problèmes de téléchargement de reçus à partir de téléphones ont été signalés, ce qui signifie que des documents supplémentaires peuvent être nécessaires pour vérifier les dépenses.
  • Planification initiale requise : Doit être utilisé précisément comme formé et dirigé, sinon cela peut entraîner des irrégularités financières plus tard, ce qui peut être difficile à résoudre si l’événement en question s’est produit il y a plusieurs mois.

En conclusion

Les dépenses sont un élément essentiel des affaires, mais malheureusement, elles peuvent finir par prendre beaucoup plus de temps que souhaité.

La poursuite des coûts et des reçus, l’approbation et le rejet des demandes, et la confusion sur les restrictions et les limites peuvent tous gruger un temps précieux qui pourrait être concentré ailleurs dans l’entreprise.

Ils peuvent également causer des maux de tête lorsqu’il s’agit de déclarations de revenus, car des documents importants manquent, ce qui entraîne des retards et de la frustration dans un processus déjà stressant.

Expensify offre une solution pour automatiser et suivre les dépenses tout en s’intégrant sans effort aux logiciels et procédures existants.

Il prend en charge certaines des tâches les plus fastidieuses et chronophages, telles que l’approbation automatique de petits montants, la définition de limites et de restrictions sur ce qui peut être réclamé, et le signalement instantané de toute violation ou confusion qui se produit, permettant aux services concernés de traiter les plus efficacement.

Si vous cherchez de l’aide pour rationaliser votre entreprise, Expensify est certainement un investissement rentable.

You may also like

Leave a Comment